Timebutler Zeiterfassung: Funktionen, Preise und Rechtslage 2026

Die Timebutler Zeiterfassung gehört zu den bekanntesten Cloud-Lösungen, mit denen kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland Arbeitszeiten, Urlaub und Abwesenheiten digital verwalten. Das Thema hat 2026 an Dringlichkeit gewonnen: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 gilt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, und im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf für ein neues Arbeitszeitgesetz bekannt.

Für dich als Führungskraft stellt sich damit nicht mehr die Frage, ob du Arbeitszeiten erfasst, sondern wie. Dieser Beitrag ordnet ein, was das Tool laut Anbieter leistet, was es kostet, wie du es einführst und wo du Alternativen prüfen solltest. Wir haben keine Geschäftsbeziehung zum Hersteller; alle Produktangaben stammen von dessen Website, Stand September 2026.

Was ist die Timebutler Zeiterfassung?

Die Timebutler Zeiterfassung ist ein webbasiertes Modul der Personalsoftware Timebutler der Timebutler GmbH aus Schönefeld bei Berlin. Beschäftigte stempeln per Browser, Smartphone oder Tablet-Terminal ein und aus, buchen Pausen und Projektzeiten. Die Software führt daraus automatisch Arbeitszeit- und Überstundenkonten und verbindet sie mit Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsplanung.

Ursprünglich war Timebutler vor allem als Urlaubsplaner bekannt. Heute bündelt der Anbieter nach eigenen Angaben Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Schichtplanung, Überstundenverwaltung, digitale Personalakte und Berichte in einem Paket. Laut Website nutzen mehr als 12.500 Unternehmen mit über 350.000 Beschäftigten die Software. Diese Zahlen sind Herstellerangaben und nicht unabhängig geprüft.

Die Funktionen der Timebutler Zeiterfassung im Überblick

Der Funktionsumfang der Timebutler Zeiterfassung richtet sich klar an Betriebe, die eine schlanke, schnell einsetzbare Lösung suchen. Die folgenden Angaben stammen aus der Produktbeschreibung und dem Online-Handbuch des Anbieters.

Erfassung per Web, App und Stempeluhr

• Virtuelle Stempeluhr im Browser: Start, Pause und Ende per Klick, alternativ manuelle Eingabe über ein Formular.
• Smartphone: Mobile Erfassung für Außendienst und Homeoffice, laut Preisseite ist eine mobile App im Paket enthalten.
• Tablet-Terminal: Ein Tablet am Eingang dient als digitale Stempeluhr; Admins können festlegen, dass ausschließlich über das Terminal gestempelt wird.
• Hardware von Partnern: Wer klassische Terminals mit Chipkarte oder PIN will, bindet laut Anbieter Geräte über Partnerfirmen an; deren Preise nennt Timebutler nicht.

Projektzeiten, Pausen und Überstundenkonten

Arbeitszeiten lassen sich Projekten und Kategorien zuordnen, was Agenturen, Beratungen und Handwerksbetrieben eine einfache Nachkalkulation ermöglicht. Pausenregeln sind konfigurierbar. Aus Soll- und Ist-Zeiten entstehen Überstundenkonten, die sich laut Handbuch auch kappen lassen.

Du legst zudem fest, ob Beschäftigte ihre Einträge selbst korrigieren dürfen oder ob die Führungskraft Änderungen genehmigen muss. Gerade dieser Punkt ist für die Revisionssicherheit relevant: Nachträgliche Korrekturen ohne Kontrolle untergraben den Beweiswert jeder Zeiterfassung.

Urlaub, Abwesenheiten und Kalender

• Urlaubsanträge mit mehrstufiger Genehmigung, automatische Aktualisierung des Urlaubskontos inklusive Resturlaub.
• Abwesenheitstypen wie Urlaub, Krankheit oder mobiles Arbeiten, jeweils mit eigenen Formularfeldern, etwa für den Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit.
• Teamkalender mit Vertretungsregelungen und Urlaubssperren.
• Kalender-Abo für Outlook, Google Calendar und andere Kalender.

Schnittstellen, Export und Datenschutz

Für die Lohnabrechnung nennt der Anbieter einen DATEV-Export. Laut Handbuch lassen sich Daten zusätzlich als Excel- oder CSV-Datei herunterladen, außerdem steht eine API für den automatisierten Datenabruf bereit. Zum Hosting schreibt Timebutler, dass Mitarbeiterdaten auf Servern innerhalb der EU gespeichert und verschlüsselt übertragen werden; das Rechenzentrum liegt laut Website in Frankfurt am Main. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO solltest du dir vor dem Start in jedem Fall vorlegen lassen.

Was kostet Timebutler? Preise laut Anbieter

Timebutler setzt auf ein einziges Tarifmodell ohne Funktionsstufen, die Timebutler Zeiterfassung ist im Grundpreis enthalten. Laut Preisseite des Anbieters gilt Stand September 2026:

• Grundpreis: 59,95 Euro pro Monat zuzüglich Mehrwertsteuer für bis zu 35 Nutzer.
• Jeder weitere Nutzer: 1,39 Euro pro Monat.
• Ab 200 Nutzern: individuelles Angebot.
• Testphase: sechs Wochen kostenlos, ohne Kreditkarte, endet automatisch.
• Kündigung: jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode.

Ein Rechenbeispiel: Ein Betrieb mit 50 Beschäftigten zahlt 59,95 Euro plus 15 mal 1,39 Euro, also 80,80 Euro netto im Monat. Bei 10 Beschäftigten bleibt es beim Grundpreis, pro Kopf sind das knapp sechs Euro. Für sehr kleine Teams ist die Timebutler Zeiterfassung damit relativ teuer, ab etwa 25 Personen wird das Modell deutlich günstiger. Hardware von Partnern kostet extra. Preise können sich ändern, prüfe daher vor Vertragsschluss die aktuelle Seite.

Timebutler Zeiterfassung einrichten: Schritt für Schritt

Die technische Einrichtung der Timebutler Zeiterfassung dauert oft nur Stunden, die organisatorische Vorbereitung deutlich länger. So gehst du strukturiert vor:

1. Regeln klären: Lege fest, welche Arbeitszeitmodelle, Pausenregeln und Überstundenregelungen gelten, bevor du ein Tool konfigurierst.
2. Testkonto anlegen: Starte die sechswöchige Testphase und richte eine Pilotgruppe mit fünf bis zehn Personen ein.
3. Stammdaten importieren: Übernimm Mitarbeiterdaten, Abteilungen, Sollarbeitszeiten und Urlaubsansprüche; laut Handbuch ist ein Massenimport möglich.
4. Timebutler Zeiterfassung aktivieren: Schalte das Modul frei, definiere Pausenregeln, Projekte und Kategorien sowie die Rechte zur Korrektur von Einträgen.
5. Erfassungswege festlegen: Entscheide, ob dein Team per Browser, Smartphone oder Tablet-Terminal stempelt, und dokumentiere die Regel schriftlich.
6. Export testen: Spiele einen Probemonat in DATEV oder dein Lohnsystem durch, bevor die erste echte Abrechnung ansteht.
7. Rollout und Feedback: Führe das Tool abteilungsweise ein, sammle nach vier Wochen Rückmeldungen und passe Regeln an.

Unterschätze Schritt 1 nicht. Die meisten Probleme bei Zeiterfassungsprojekten entstehen nicht durch die Software, sondern durch ungeklärte Regeln zu Gleitzeit, Reisezeiten oder Überstundenausgleich.

Vor- und Nachteile der Timebutler Zeiterfassung

Eine nüchterne Bewertung der Timebutler Zeiterfassung hängt stark von Größe und Branche deines Unternehmens ab. Auf Basis der Herstellerangaben lassen sich folgende Punkte festhalten.

Stärken:

• Transparentes Preismodell ohne Funktionsstufen, alle Module im Grundpreis.
• Urlaub und Zeiterfassung in einem System, was Doppelpflege vermeidet.
• Niedrige Einstiegshürde durch Browser-Nutzung und Tablet als Stempeluhr.
• DATEV-Export, CSV und API für die Anbindung an Lohn- und Controlling-Systeme.
• EU-Hosting laut Anbieter, was die Datenschutzprüfung erleichtert.

Schwächen:

• Grundpreis auch für Kleinstteams: Bei drei Personen zahlst du denselben Betrag wie bei 35.
• Physische Terminals nur über Partner, mit separaten Kosten und Lieferzeiten.
• Begrenzte Tiefe bei komplexen Schichtmodellen, Tarifregeln oder Konzernstrukturen, wo spezialisierte Workforce-Management-Systeme mehr bieten.
• Keine unabhängige Zertifizierung wie ISO 27001 auf der Website ausgewiesen; Sicherheitsfragen solltest du direkt beim Anbieter klären.

Für wen eignet sich Timebutler?

Die Timebutler Zeiterfassung passt vor allem zu KMU mit etwa 10 bis 200 Beschäftigten, die bisher mit Excel-Listen oder Papier arbeiten. Typische Nutzer sind Agenturen, Kanzleien, Arztpraxen, Handwerksbetriebe und Dienstleister mit Büro- und Außendienstanteil.

Weniger geeignet ist die Timebutler Zeiterfassung für große Produktionsbetriebe mit Mehrschichtbetrieb, komplexen Zuschlagsregeln oder vielen Standorten mit eigenen Tarifverträgen. Hier brauchst du meist eine Lösung mit tiefer Lohnintegration. Wer ohnehin eine umfassende HR-Suite plant, sollte prüfen, ob eine All-in-one-Plattform langfristig sinnvoller ist als ein Spezialtool.

Rechtlicher Rahmen: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Die Grundlage schuf der Europäische Gerichtshof am 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, CCOO). Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022 (1 ABR 22/21), dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt. Das Gericht leitet sie aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab: Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfassen. Eine bestimmte Form schreibt das Urteil nicht vor, Papier bleibt nach aktueller Rechtslage zulässig.

Was der Referentenentwurf 2026 vorsieht

Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf aus dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales bekannt. Nach übereinstimmenden Berichten sieht er vor:

• Elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung.
• Übergangsfristen gestaffelt nach Betriebsgröße: ein Jahr allgemein, zwei Jahre unter 250 und fünf Jahre unter 50 Beschäftigten.
• Ausnahmen für Kleinstbetriebe, die weiter nicht elektronisch dokumentieren dürfen.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, befreit aber nicht von der Erfassung.
• Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit nur auf Basis eines Tarifvertrags.

Wichtig: Stand Ende September 2026 ist der Entwurf kein geltendes Recht. Im Gesetzgebungsverfahren können sich Details noch deutlich ändern. Die Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss gilt aber schon heute, unabhängig von der Reform.

Einführung im Team: Betriebsrat und Vertrauensarbeitszeit

Hast du einen Betriebsrat, ist die Einführung der Timebutler Zeiterfassung mitbestimmungspflichtig. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen, wenn technische Einrichtungen geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Das trifft auf jede digitale Zeiterfassung zu. Das BAG hat 2022 zwar klargestellt, dass der Betriebsrat die Einführung eines elektronischen Systems nicht erzwingen kann, beim Wie redet er aber mit.

In der Praxis heißt das: Schließe eine Betriebsvereinbarung ab, bevor das System live geht. Regle darin Zweck, Zugriffsrechte, Löschfristen, Auswertungen und den Ausschluss von Leistungskontrollen. Das schafft Vertrauen und schützt dich vor einer späteren Unterlassungsforderung.

Vertrauensarbeitszeit ist mit Zeiterfassung vereinbar. Du verzichtest weiterhin auf die Kontrolle, wann und wie lange jemand arbeitet, dokumentierst die Zeiten aber zum Schutz vor Überlastung. Kommuniziere das offen: Viele Teams empfinden Stempeln zunächst als Misstrauensvotum. Wie du solche Veränderungen begleitest, beschreibt unser Beitrag zum Change Management. Gerade in verteilten Teams hilft ein gemeinsames Verständnis, das wir im Artikel zur Meetingkultur im hybriden Arbeiten vertiefen.

Wer mit neuen Arbeitszeitmodellen experimentiert, profitiert von belastbaren Daten. Ob eine Vier-Tage-Woche die Produktivität hält, lässt sich ohne saubere Zeiterfassung kaum seriös bewerten.

Alternativen zur Timebutler Zeiterfassung

Der Markt für digitale Zeiterfassung ist groß. Je nach Anforderung lohnt ein Vergleich mit diesen Anbietern:

• Personio und Factorial: umfassende HR-Suiten mit Zeiterfassung als Teilmodul.
• Clockodo: Fokus auf Projekt- und Kundenzeiten.
• Papershift: Stärken bei Schichtplanung und Gastronomie.
• Clockin: ausgerichtet auf Handwerk und mobile Teams.
• Kenjo: HR-Software mit Zeiterfassung für den Mittelstand.

Vergleiche nicht nur den Preis pro Kopf, sondern auch Hosting-Standort, Lohnschnittstellen, Betriebsratstauglichkeit und die Frage, ob die Lösung die voraussichtlichen Anforderungen des neuen Arbeitszeitgesetzes erfüllt.

Fazit: Solides Werkzeug für den Mittelstand

Die Timebutler Zeiterfassung ist keine Allzwecklösung, aber ein pragmatisches Werkzeug für KMU, die Urlaubsverwaltung und Arbeitszeiterfassung schnell digitalisieren wollen. Das einfache Preismodell und die Kombination beider Kernaufgaben sind die größten Pluspunkte. Die Rechtslage ist klar genug, um jetzt zu handeln: Die Pflicht besteht seit 2022, die geplante Reform dürfte die elektronische Erfassung zum Standard machen. Nutze die Testphase, kläre deine Regeln und binde den Betriebsrat früh ein.

Häufige Fragen zur Timebutler Zeiterfassung

Was kostet die Timebutler Zeiterfassung?

Laut Anbieter kostet Timebutler 59,95 Euro netto pro Monat für bis zu 35 Nutzer, jeder weitere Nutzer 1,39 Euro monatlich (Stand September 2026). Die Zeiterfassung ist im Grundpreis enthalten, es gibt keine Funktionsstufen. Ab 200 Nutzern macht der Anbieter ein individuelles Angebot.

Ist die Timebutler Zeiterfassung DSGVO-konform?

Der Anbieter gibt an, Daten auf Servern in der EU zu speichern und verschlüsselt zu übertragen. Für die DSGVO-Konformität in deinem Unternehmen brauchst du zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag, klare Zugriffsrechte und festgelegte Löschfristen. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Kann man mit Timebutler per App stempeln?

Ja, laut Anbieter können Beschäftigte per Smartphone, im Browser oder an einem Tablet-Terminal ein- und ausstempeln. Klassische Terminals mit Chipkarte oder PIN bindet Timebutler über Partnerfirmen an. Deren Hardware kostet separat.

Muss der Betriebsrat der Einführung zustimmen?

Ja, digitale Zeiterfassung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil sie technisch zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet ist. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung vor dem Start. Ohne Einigung kann der Betriebsrat die Nutzung untersagen lassen.

Ist elektronische Zeiterfassung in Deutschland schon Pflicht?

Eine Pflicht zur Erfassung besteht seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022, die Form ist aber nach aktueller Rechtslage frei. Der im Juni 2026 bekannt gewordene Referentenentwurf sieht eine elektronische Erfassung mit gestaffelten Übergangsfristen vor. Stand September 2026 ist dieser Entwurf noch kein geltendes Recht.